Microsoft Teamsで投稿された画像を読み取り、読み取った内容を返信する

■概要

Microsoft Teamsのチャネルに投稿される画像の内容を確認し、手入力で返信する作業は手間がかかる上に、見落としや転記ミスが発生することもあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに画像付きのメッセージが投稿されると、自動で画像内のテキストを読み取り、その内容を返信することが可能です。これにより、一連の確認・入力作業を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teams上での画像確認やテキスト入力作業を効率化したいと考えている方
• 問い合わせ対応などで、顧客から送られてくる画像の内容を迅速に処理したい担当者の方
• チーム内の定型的なコミュニケーションを自動化し、生産性を向上させたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• 画像の内容を確認し、手動で文字起こしをして返信する一連の作業が自動化されるため、対応時間を短縮することができます。
• 手作業によるテキストの転記ミスや、メッセージの見落としによる返信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、対象のチャネルを指定します。
3. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、投稿された画像ファイルを取得します。
4. 取得した画像をYoomのOCR機能で読み取り、テキストデータに変換します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルに投稿されたメッセージに返信する」アクションを設定し、読み取ったテキスト情報を含めて返信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• YoomのOCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」では、画像内のどの部分のテキストを抽出するか、正規表現などを用いて細かく設定することが可能です。
• Microsoft Teamsへの返信アクションでは、メッセージ内容に固定のテキストを組み合わせたり、OCR機能で取得した情報を動的な値として埋め込むなど、自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Microsoft Teams、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft Teamsに投稿されたファイルは、アカウントに紐づいたMicrosoft SharePoint（またはOneDrive）の特定のフォルダに自動的に保存されます。