Zoomウェビナー終了後、Outlookで録画リンクを自動送信する
Zoomウェビナー終了後、Outlookで録画リンクを自動送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Zoom
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
ウェビナーを開催した後、参加者への録画リンクの共有に手間を感じていませんか？参加者リストの確認から、個別のメール作成、送信までを手作業で行うと、時間がかかるだけでなく、送信漏れなどのミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナーの終了をきっかけに、Outlookから参加者全員へ録画リンクを記載したフォローメールを自動で送信できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナーの開催と、その後のフォローアップ業務を担当している方
- 参加者への録画リンクの共有を手作業で行い、手間やミスに課題を感じている方
- Outlookを利用したウェビナー後のコミュニケーションを効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomウェビナー終了後のメール送信が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の重要な業務に集中できます。
- 手作業による参加者リストの確認やメール送信がなくなることで、宛先間違いやリンクの共有漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとOutlookをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」を設定します。
- オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、録画情報を取得します。
- 続けて、Zoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションで、参加者リストを取得します。
- 次に、オペレーションの「ループ機能」で、取得した参加者リストの各登録者に対して処理を繰り返すように設定します。
- 最後に、ループ処理の中でOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、各参加者に録画リンクを含むメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたいミーティングIDを任意で指定することが可能です。
- ループ機能では、前段のZoomで取得したウェビナー登録者リストを繰り返し処理の対象として設定します。
- Outlookのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文を自由に編集でき、Zoomから取得した録画リンクなどの情報を変数として本文に埋め込むことができます。
■注意事項
- Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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