Google Driveに格納されたファイルの共有権限を変更し、Chatworkに通知する

■概要

Google Driveでファイルを共有する際、都度手作業で共有権限を変更し、関係者に通知する作業は手間がかかる上に、設定ミスや通知漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Google Driveでのファイル操作をきっかけに、指定した共有権限への変更とChatworkへの通知までを自動化できます。これにより、定型業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとChatworkを使い、チームでのファイル共有を頻繁に行う方
• 手作業での権限設定や通知連絡に時間がかかり、業務を効率化したいと考えている方
• ファイル共有時の設定ミスや関係者への連絡漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイル権限の変更から通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた一連の作業にかかる時間を短縮できます。
• 手動での操作がなくなることで、共有権限の設定ミスや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとChatworkをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、フローボットを起動したいアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの共有権限を変更する」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送信する」アクションを設定し、権限が変更された旨を関係者に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのアクションでは、変更する共有権限（閲覧者、編集者など）を任意で設定できます。また、対象とするファイル名や保存先のフォルダも自由にカスタマイズが可能です。
• Chatworkでの通知アクションでは、通知を送信するルームの選択が可能です。メッセージ内容には、ファイル名や更新日時といった動的な情報を埋め込むことで、状況に応じた通知のカスタマイズができます。

■注意事項

• ‍‍Google Drive、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。