■概要
Notionで管理しているプロジェクトやタスク情報が更新された際に、関連するGoogle Drive上のファイル名を一つひとつ手作業で変更するのは手間がかかり、更新漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Notionのページが更新されると、指定したGoogle Driveのファイル名が自動で更新されるため、手作業によるファイル管理の煩雑さやヒューマンエラーといった課題を解消し、ドキュメント管理の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとGoogle Driveでドキュメントや成果物を管理しており、手動での情報更新に手間を感じている方
- Notionのステータス変更などに応じて、関連ファイルの情報を常に最新の状態に保ちたいと考えている方
- ファイル名の変更漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の精度を向上させたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのページ更新に連動してGoogle Driveのファイル名が自動で変更されるため、手作業による更新作業の時間を短縮します。
- ファイル名の変更漏れや入力ミスを防ぎ、Notion上の情報とGoogle Driveのファイル名の整合性を保ち、データ管理を効率化します。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「ページが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、更新されたページの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たした場合にのみ、後続のアクションが実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル名を更新する」を設定し、取得したNotionの情報を元にファイル名を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータベースのIDを任意で設定してください。
- Notionでレコードを取得するアクションでは、どのページの情報を取得するかをIDなどの条件で任意に設定してください。
- 分岐機能では、どのような条件（例：特定のステータスへの変更）でファイル名更新を実行するかを任意で設定してください。
- Google Driveでファイル名を更新するアクションでは、対象のファイルIDと、Notionから取得したどの情報を新しいファイル名にするかを任意で設定してください。
■注意事項
- Notion、Google DriveのそれぞれとYoomに連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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