Asanaでタスクが完了したら添付ファイルをダウンロードし、Google Driveにバックアップを作成する
Asanaでタスクが完了したら添付ファイルをダウンロードし、Google Driveにバックアップを作成する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
と
Asana
を自動連携できます。
■概要
Asanaで管理しているタスクに添付されたファイルを、一つひとつ手作業でGoogle Driveにバックアップする作業に手間を感じていませんか？この作業は重要であるものの、手作業ではファイルの保存漏れや人的ミスが発生する可能性もあります。このワークフローは、Asanaのタスク完了を検知し、API連携によって添付ファイルを自動でGoogle Driveにバックアップするため、手作業によるファイル管理業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaの添付ファイルをGoogle Driveへ手動でバックアップしている方
- APIを活用したファイルのバックアップ自動化に関心がある情報システム担当者の方
- プロジェクト完了後のファイル管理や整理を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- タスク完了時に添付ファイルが自動でバックアップされるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中できます
- 手作業によるファイルのダウンロードミスや保存漏れを防ぎ、重要なプロジェクトファイルのバックアップを確実に行うことでヒューマンエラーを防止します
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」アクションを設定します
- 続いて、オペレーションでAsanaの「添付されたファイル情報を取得」アクションを設定し、タスクに紐づくファイル情報を取得します
- さらに、オペレーションでAsanaの「ファイルのダウンロードURLを取得」アクションと「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のワークスペースIDやプロジェクトIDを設定可能です
- Google Driveへファイルをアップロードする設定では、任意のフォルダIDを指定することで、バックアップファイルの格納先を自由に設定できます
■注意事項
- Google Drive、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
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フローボットオペレーション
フォルダを作成する
ファイルを複製する
特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索
ファイルを削除する
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フローボットトリガー
特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら特定のセクションに新しいタスクが追加されたら特定のプロジェクトのタスクが完了したら特定のセクションのタスクが完了したら特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら特定のセクションでタスクが作成・更新されたらプロジェクトが作成されたら（Webhook）
フローボットオペレーション
全てのプロジェクトの一覧を取得特定のチームのプロジェクトの一覧を取得プロジェクトを作成プロジェクトのタスク数を取得プロジェクトにメンバーを追加特定のプロジェクトのセクションを一覧で取得セクション情報を取得セクションを作成特定のプロジェクトのタスクの一覧を取得特定のセクションのタスクの一覧を取得タスクを追加タスクの詳細を取得特定のユーザーのタスクリストを取得ワークスペースの一覧を取得ワークスペースにユーザーを追加チームにユーザーを追加タスクを完了にするタスクを更新タスクのセクションを移動サブタスクを追加タスクを複製タスクにコラボレーターを追加タスクのコラボレーターを削除タスクのカスタムフィールドを更新プロジェクトテンプレートからプロジェクトを作成タスクを削除ユーザー情報を取得特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得特定のプロジェクトで期日を過ぎたタスクの一覧を取得タスクにコメントを追加サブタスクの一覧を取得ファイルを添付ユーザーの一覧を取得タスクを検索添付されたファイル情報を取得ファイルのダウンロードURLを取得ファイルをダウンロードプロジェクトを更新プロジェクトのテンプレート一覧を取得ワークスペース内のチーム一覧を取得セクションにタスクを追加選択型カスタムフィールドの選択肢を更新カスタムフィールドの設定一覧を取得セクションを一覧取得タスクの日付型カスタムフィールドを更新（日付のみ）タスクの日付型カスタムフィールドを更新（日時含む）プロジェクトをアーカイブステータス更新を作成ポートフォリオ一覧を取得ゴール一覧を取得ステータス更新を取得ゴール詳細を取得
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