Asanaでタスクが完了したら添付ファイルをダウンロードし、Google Driveにバックアップを作成する

■概要

Asanaで管理しているタスクに添付されたファイルを、一つひとつ手作業でGoogle Driveにバックアップする作業に手間を感じていませんか？この作業は重要であるものの、手作業ではファイルの保存漏れや人的ミスが発生する可能性もあります。このワークフローは、Asanaのタスク完了を検知し、API連携によって添付ファイルを自動でGoogle Driveにバックアップするため、手作業によるファイル管理業務から解放され、より重要な業務に集中できます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Asanaの添付ファイルをGoogle Driveへ手動でバックアップしている方
• APIを活用したファイルのバックアップ自動化に関心がある情報システム担当者の方
• プロジェクト完了後のファイル管理や整理を効率化したいプロジェクトマネージャーの方

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■このテンプレートを使うメリット

• タスク完了時に添付ファイルが自動でバックアップされるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中できます
• 手作業によるファイルのダウンロードミスや保存漏れを防ぎ、重要なプロジェクトファイルのバックアップを確実に行うことでヒューマンエラーを防止します

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■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」アクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでAsanaの「添付されたファイル情報を取得」アクションを設定し、タスクに紐づくファイル情報を取得します
4. さらに、オペレーションでAsanaの「ファイルのダウンロードURLを取得」アクションと「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
5. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のワークスペースIDやプロジェクトIDを設定可能です
• Google Driveへファイルをアップロードする設定では、任意のフォルダIDを指定することで、バックアップファイルの格納先を自由に設定できます

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■注意事項

• Google Drive、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。