■概要
Chatworkでの顧客対応や社内からの問い合わせは、迅速な返信が求められる一方で、一件一件対応するのは手間がかかる業務ではないでしょうか。特に定型的な質問や一次対応は、担当者の時間を奪い、本来の業務を圧迫する原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Chatworkに投稿されたメッセージをトリガーに、AIが適切な返信文を自動生成し、返信までを自動化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Chatworkでの顧客対応に多くの時間を費やしているカスタマーサポート担当者の方
- 社内からの定型的な問い合わせ対応を効率化したいと考えている総務や情報システム部の方
- AIを活用して、問い合わせの一次対応を自動化し、業務改善を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Chatworkへの問い合わせ検知からAIによる文章生成、返信までを自動化し、手作業による対応時間を短縮します。
- AIが一次対応を行うことで返信内容の質を均一化し、担当者ごとの対応のばらつきを防ぎ、業務の属人化を解消します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChatworkを選択し、「新しいメッセージがルームに投稿されたら」というアクションを設定して、問い合わせを検知します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、トリガーで受け取ったメッセージ内容を元に返信文を作成します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成した文章を対象のルームに投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Chatworkのトリガー設定では、自動返信の対象としたいルームを任意で設定してください。これにより、特定の問い合わせ窓口のみを自動化の対象にすることが可能です。
- AI機能でテキストを生成するアクションでは、プロンプト（指示文）を自由にカスタマイズできます。自社の対応ポリシーに合わせた言葉遣いや、特定の情報を含めるよう指示することが可能です。
■注意事項
- Notion、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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