指定日時にNotionの情報を取得してOutlookでメールを送信する

■概要

Notionにまとめた情報を、定期的に関係者へメールで共有する作業は手間がかかる上に、対応漏れが起こりやすい業務ではないでしょうか。このワークフローは、指定した日時にNotionのデータベースから情報を自動で取得し、Outlookでメールを送信するため、定期的な報告やリマインド業務の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• NotionとOutlookを連携させ、定期的な報告業務を自動化したい方
• 手作業での情報共有による対応漏れや、メールの作成ミスを防ぎたい方
• チームや関係者へのリマインドを定型化し、業務効率を改善したい担当者

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時にNotionの情報取得からOutlookでのメール送信までを自動化し、これまで手作業で行っていた情報共有の時間を短縮します。
• 手作業による情報の転記ミスや、定期的なリマインドの対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定した日時になったら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでNotionを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで送信したい情報が含まれるデータベースを指定します。
4. 続けて、繰り返し処理機能を選択し、前段のNotionで取得した情報を基に繰り返し処理を設定します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションで繰り返し処理内の各情報を本文に含めて送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、フローボットを起動したい曜日や日時を任意で設定してください。例えば、毎週月曜日の朝9時に設定するなど、業務に合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。
• 繰り返し処理の設定では、処理の対象として前段のNotionで取得したレコードの一覧データを指定してください。これにより、取得した情報一件ずつに対してメール送信などの後続処理を実行できます。
• Outlookのメール送信設定では、宛先（To, CC, BCC）や件名を任意で設定できます。また、本文には固定のテキストだけでなく、Notionから取得した情報を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• NotionとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。