■概要
kintoneで顧客情報や案件の進捗を、Asanaで関連タスクを管理している場合、kintoneの更新内容を都度Asanaに手動で反映させる作業は手間がかかるだけでなく、更新漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、kintoneのレコードが更新されると自動でAsanaのタスク内容も更新されるため、二重入力の手間をなくしてプロジェクト管理の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneの情報をAsanaに手動で転記しており、作業を効率化したい方
- kintoneとAsana間での情報の更新漏れやミスを防ぎたいプロジェクトマネージャー
- 複数のツールをまたぐ定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのレコードが更新されると自動でAsanaのタスクが更新されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確な情報に基づいたタスク管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが編集されたら（Webhook起動）」アクションを設定し、対象のkintoneアプリを指定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーをきっかけに取得したレコードIDをもとに、レコードの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを更新」アクションを設定し、更新対象のタスクとkintoneから取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ・Asanaの「タスクを更新」アクションでは、更新するタスクの内容を任意に設定してください。
- ・タスクの説明欄などに、前段のオペレーションで取得したkintoneのレコード情報（例：ステータス、担当者名、更新日時など）を変数として埋め込むことが可能です。
- ・タスク名に「【kintone更新済】」のような固定のテキストを追加し、自動で更新されたタスクであることが一目で分かるように設定することもできます。
■注意事項
- kintone、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
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