Salesforceで商談フェーズが更新されたら、Microsoft Excelの情報も更新する

■概要

Salesforceで商談情報を更新した後、関連するMicrosoft Excelのファイルも手作業で更新していませんか。この二重入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Salesforceの商談フェーズが更新された際に、Microsoft Excelの対応する情報を自動で更新できます。手作業によるデータ管理の煩わしさから解放され、より正確な情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SalesforceとExcelで案件情報を管理しており、二重入力の手間をなくしたい営業担当者の方
• 手作業によるデータ更新でのミスや漏れを防止し、情報の正確性を高めたい営業マネージャーの方
• SalesforceとExcelの連携を自動化して、営業チーム全体の業務効率を改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceの情報更新が自動でMicrosoft Excelに反映されるため、データ転記作業の時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 手作業による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性と信頼性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「レコードが更新されたら」などのアクションを設定して、商談フェーズの変更を検知します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、特定の商談フェーズになった場合にのみ、後続のアクションが実行されるよう条件を指定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「データベースを操作する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに特定のシートや行のデータを更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceのトリガー設定では、ご利用に合わせたマイドメインURLや、更新をしたいオブジェクトのAPI参照名などを指定してください。
• Microsoft Excelのオペレーション設定では、更新対象のファイルが格納されているドライブIDやアイテムID、シート名、テーブル範囲を設定してください。

■注意事項

• SalesforceとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。