■概要
プロジェクト管理ツールBacklogで新しい課題が追加されるたびに、その情報を手作業でMicrosoft Excelに転記するのは手間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか？
特に、特定の条件に合致する課題のみを抽出して管理したい場合、その作業はさらに煩雑になります。
このワークフローを活用すれば、Backlogで特定条件に合う課題が追加された際に、自動でMicrosoft Excelに必要な情報を追加することが可能になり、これらの課題を効率的に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BacklogとMicrosoft Excelを併用し、課題情報を手作業で転記している方
- Backlogの特定の課題情報をMicrosoft Excelで効率的に管理したいプロジェクトマネージャーの方
- 手作業によるデータ入力の手間やミスを削減し、業務の質を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Backlogで条件に合う課題が追加されると、自動でMicrosoft Excelにデータが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや情報の記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、YoomのマイアプリページでBacklogアカウントとMicrosoft Excelアカウントを連携させます。
- 次に、トリガーでBacklogを選択し、「課題の追加（Webhook）」アクションを設定します。これにより、Backlogに新しい課題が追加されたことを検知できるようになります。
- 続いて、オペレーションでYoomの「分岐機能」を設定します。ここで、Microsoft Excelに追加したい課題の条件（例：特定の担当者、優先度など）を指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、Backlogから取得した課題情報の中から、必要な情報を選択してMicrosoft Excelの指定したシートやテーブルに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Backlogのトリガー設定でWebhook URLを発行し、Backlogのプロジェクト設定でWebhookを登録する際、通知を受け取りたいイベントを「課題の追加」に設定してください。
- 分岐機能の条件設定では、Microsoft Excelに追加したい課題の条件を具体的に指定してください。例えば、「担当者がAさんである」や「課題の優先度が『高』である」といった条件を設定できます。
- Microsoft Excelでレコードを追加するアクションでは、どのワークブックのどのシートに追加するか、またBacklogのどの課題情報をMicrosoft Excelのどの列に対応させるかを、ユーザーの管理方法に合わせて任意で設定してください。
■注意事項
- Backlog、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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