Boxに格納された請求書をOCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する

■概要

取引先から受け取った請求書をBoxに保存した後、内容を確認しながらMicrosoft Excelへ手入力する作業に手間を感じていませんか？この作業は件数が増えるほど負担が大きくなり、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxに請求書がアップロードされるとOCR機能が自動で情報を読み取り、Microsoft Excelに転記するため、こうした定型業務を正確かつ効率的に処理できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとMicrosoft Excelを利用し、請求書の処理を手作業で行っている経理担当者の方
• 請求書の転記作業における入力ミスや、ダブルチェックの負担を軽減したいと考えている方
• OCRを活用した請求書処理の自動化によって、業務全体の効率化を推進したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイル格納を起点に、OCRでの読み取りからMicrosoft Excelへの転記までを自動化し、手作業での対応時間を削減します。
• 手作業による転記がなくなることで、請求金額や支払期日といった重要な情報の入力ミスや記載漏れなどのヒューマンエラー防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定して、監視対象のフォルダを指定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. その後、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした請求書ファイルを指定します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を任意のセルに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、請求書がアップロードされる監視対象のフォルダをコンテンツIDで指定してください。
• Boxのファイルダウンロード設定では、トリガーで取得したファイルのコンテンツIDをアウトプット情報から動的に指定します。
• OCR機能では、請求書から読み取りたい項目（会社名、金額、日付など）や使用するAI、言語などを任意で設定できます。
• Microsoft Excelへのレコード追加設定では、書き込み先のドライブ、ファイル、シート、テーブル範囲をそれぞれ指定し、追加する各項目にはOCRで読み取った情報をアウトプットからマッピングしてください。

■注意事項

• Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定については、下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。