定期スケジュールでfreee請求書から未送付の請求書を取得し、Gmailで情報を送信する

■概要

freee請求書で発行した請求書の送付状況を、一件ずつ手作業で確認していませんか？この定型的な確認作業は時間がかかるだけでなく、確認漏れや関係者への連絡漏れといったミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでfreee請求書から未送付の請求書情報を自動で取得し、Gmailで通知することが可能です。請求管理業務を効率化し、人的ミスのリスクを低減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• freee請求書を利用し、未送付請求書の確認や連絡を手作業で行っている経理担当者の方
• 請求書の送付状況を定期的に把握し、営業活動に活かしたいと考えているチームリーダーの方
• 請求関連業務の抜け漏れを防ぎ、業務プロセスを標準化したいと考えている管理部門の方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定したスケジュールで自動的に未送付の請求書をリストアップするため、手作業での確認業務にかかる時間を削減できます。
• 人の手による確認漏れや通知の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、請求業務の確実性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、freee請求書とGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで、フローを起動したい日時を設定します。
3. 続けて、オペレーションでfreee請求書を選択し、「請求書一覧の取得（送付ステータスで検索）」アクションで未送付の請求書情報を取得します。
4. 次に、取得した複数の請求書情報を1件ずつ処理するため、「繰り返し処理する」アクションを設定します。
5. 続けて、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、請求書の詳細ページなどから必要な情報を取得します。
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を記載したメールを任意の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、自動化を実行したい曜日や日付などを任意で設定できます。
• freee請求書の請求書取得アクションでは、対象の事業所IDや請求期間、送付ステータスを任意に指定して絞り込めます。
• 繰り返し処理では、freee請求書から取得した請求書データの中から、処理対象としたい項目を自由に設定可能です。
• RPA機能では、操作したいWebページや、ページ内から取得したいテキスト、URLなどを任意に指定できます。
• Gmailのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文の内容を自由にカスタマイズし、取得した情報を盛り込むことができます。

■注意事項

• freee請求書、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。