Gmailでメールを受信したら、添付ファイルをOCRしfreee請求書で請求書を作成する

■概要

取引先からメールで届く発注書を都度確認し、手作業で請求書を作成する業務は、手間がかかる上に転記ミスなどのリスクも伴います。このワークフローは、freee請求書のAPI連携のように、Gmailで受信した発注書PDFなどの添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、freee請求書に請求書を作成する一連の流れを自動化し、こうした手作業による請求書発行業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• freee請求書を利用し、メールで届く発注書からの請求書作成を手作業で行っている方
• 請求書発行業務における確認の手間や転記ミスなどのヒューマンエラーを減らしたい方
• freee請求書のAPI連携のように、請求書発行プロセス全体の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信をトリガーに請求書作成までを自動化し、手作業での対応時間を削減できます。
• OCRによるデータ抽出とfreee請求書への自動連携で、転記ミスや入力漏れなどのヒューマンエラーを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、freee請求書、freee会計、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで添付ファイルの内容をテキストデータ化します。
4. 次に、オペレーションでfreee会計を選択し、「取引先の検索」アクションを設定して、OCRで読み取った情報をもとに取引先を特定します。
5. 最後に、オペレーションでfreee請求書を選択し、「請求書の作成」アクションでOCRや取引先検索で取得した情報を元に請求書を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するため、件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください。
• OCR機能では、添付ファイルから読み取る項目（請求金額、会社名など）を任意でカスタマイズ可能です。
• freee会計の取引先を検索するアクションでは、検索条件としてOCRで取得した会社名などを変数として設定してください。
• freee請求書で請求書を作成するアクションでは、取引先IDや金額、品目などの各項目に、前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定します。

■注意事項

• Gmail、freee請求書、freee会計とYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。