毎日、Asanaで今日が期限のタスクを取得し、Microsoft Teamsに通知する

■概要

毎日、Asanaを開いて今日が期限のタスクを確認し、その内容をMicrosoft Teamsに転記して共有する作業に時間を取られていませんか。こうした定型的な業務は、手間がかかるだけでなく、共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Asanaから当日が期限のタスク情報を自動で取得し、Microsoft Teamsへ通知することが可能になります。これにより、チームのタスク管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• AsanaとMicrosoft Teamsを使い、毎日のタスク共有を手作業で行っている方
• タスクの通知漏れを防ぎ、チームの生産性を向上させたいプロジェクトリーダーの方
• 日々の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎日決まった時間にAsanaのタスク情報を自動で取得・通知するため、これまで手作業での確認や共有に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による確認漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なタスクの共有漏れをなくすことで、チーム内の確実な情報連携を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎日午前9時」などフローボットを起動したいスケジュールを設定します。
3. 次に、オペレーションでAsanaを選択し、プロジェクトを指定して今日が期限のタスクを取得するアクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、取得したタスク情報を指定したチャンネルに通知するアクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaから取得するタスク情報として、タスク名、期限日、担当者といった項目を自由に選択し、通知内容に含めることが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知は、送信先のチャンネルやメッセージ内容を任意に設定できます。また、Asanaで取得した情報を変数として本文に挿入し、具体的なタスク内容を通知できます。

■注意事項

• Asana、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。