Gmailで特定条件のメールを受信したら、LINE WORKSに通知する

■概要

Gmailに届く大量のメールの中から、重要な連絡やアラートを見逃さず、チームに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した瞬間に、LINE WORKSへ自動で通知できます。手作業による確認や転記の手間を省き、迅速で確実な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する特定のメールを、LINE WORKSで迅速に共有したいと考えている方
• 重要なメールの見落としや、チームへの共有漏れといった課題を防ぎたい担当者の方
• 手作業による通知業務をなくし、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のメールを受信すると自動で通知されるため、手動で確認・共有する手間が省け、対応までの時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うことで、重要なメールの見落としや、転記ミスなどのヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとLINE WORKSをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでLINE WORKSを選択し、「トークルームにメッセージを送信」のアクションを設定して、受信したメールの内容などを通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローボットが起動する条件となるキーワードを任意で設定できます。
• LINE WORKSへの通知では、メッセージを送信するボットIDやトークルームIDを任意で指定することが可能です。
• 通知メッセージには、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したGmailの件名や本文といった情報を組み込めます。

■注意事項

• Gmail、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。