Dropboxにアップロードされた会議録をOCRで読み取りAIで要約した後、LINE WORKSに通知する

■概要

会議の議事録やメモなどを関係者に共有する際、手作業で要約を作成し、通知を送る作業に手間を感じていませんか。また、重要な情報を手作業で扱うことによる抜け漏れも懸念点です。このワークフローを活用すれば、Dropboxに会議録ファイルをアップロードするだけで、OCRによる文字の読み取り、AIでの要約、LINE WORKSへの通知までを自動化でき、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxに保存した会議録の内容確認や要約作成に時間を要している方
• 会議後の情報共有を迅速化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方
• 手作業による議事録の要約や共有時の抜け漏れを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイルアップロードを起点に、文字起こしから要約、通知までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記や通知作業がなくなるため、要約内容の間違いや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとLINE WORKSをYoomと連携する
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定して、監視したいフォルダを指定する
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得する
4. 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出する
5. さらに、AI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を基に内容を要約する
6. 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、生成された要約を指定のトークルームに通知する

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能で画像ファイルから文字情報を読み取る際に、抽出したい項目を任意で設定できます。
• AI機能でテキストを要約する際の文字数や形式といった条件は、任意で設定できます。
• LINE WORKSへの通知では、メッセージを送信するボットIDやトークルームIDを任意で指定できるほか、本文に固定のテキストや前段のオペレーションで取得した要約内容などを自由に組み込めます。

■注意事項

• LINE WORKS、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。