Jotformで受け取った情報からfreee請求書で請求書を作成してGmailで送信する

■概要

オンラインフォームで受け付けた注文や申込情報を、手作業で請求書システムに転記するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、Jotformのフォームが送信されると、その情報をもとにfreee請求書で自動的に請求書を作成し、完成した請求書をGmailで担当者や顧客に送付する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jotformとfreee請求書を利用しており、手作業での請求書作成に課題を感じている方
• 請求書の作成からGmailでの送付まで、一連の業務フローを効率化したいと考えている方
• 手作業による請求情報の転記ミスをなくし、業務の正確性を高めたい経理担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Jotformへの情報送信をきっかけに請求書作成から送付までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、金額や宛名、品番などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Jotform、freee請求書、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで、Jotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの内容を取得します。
4. 続いて、freee請求書の「請求書の作成」アクションを設定し、取得したフォーム情報をもとに請求書を作成します。
5. RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを利用し、作成された請求書のPDFダウンロードなど、必要なブラウザ操作を実行します。
6. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成・取得した請求書を添付して指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Jotformのトリガー設定では、フローを起動させたいWebhookイベントを任意で設定できます。
• Jotformで最新の回答を取得するアクションでは、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で指定してください。
• freee請求書で請求書を作成するアクションでは、事業所ID、請求日、取引先ID、消費税区分、摘要（品名）などを自由に設定可能です。
• RPA機能のブラウザ操作では、操作したいページのURLや、取得したいテキスト、ファイルなどを業務内容に合わせてカスタマイズしてください。
• Gmailでメールを送るアクションでは、宛先、件名、本文などを自由に設定できます。前のステップで取得した情報を本文に含めることも可能です。

■注意事項

• Jotform、freee請求書、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691