フォームの回答内容をもとにfreee請求書で見積書を発行し、Microsoft Teamsに通知する

■概要

フォームで受け付けた内容をもとに見積書を作成し、関係部署へ通知する作業は、迅速な対応が求められる一方で手間がかかるのではないでしょうか？freee請求書での見積書作成やMicrosoft Teamsでの通知など、複数のアプリを手作業で操作していると時間もかかり、入力ミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答を起点に見積書作成から通知までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受けた情報を手動でfreee請求書に入力し、見積書を作成している方
• 作成した見積書の内容をMicrosoft Teamsへ手作業で転記し、通知している方
• 見積書発行から社内通知までのプロセス全体を自動化し、効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答後、freee請求書での見積書作成とMicrosoft Teamsへの通知が自動で行われるため、手作業の時間を短縮できます。
• 見積書作成や通知における転記ミスや連絡漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質の向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、freee請求書とMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を設定し、フォームへの新しい回答があった際にフローが起動するようにします。
3. オペレーションでfreee請求書の「取引先の検索」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに既存の取引先情報を検索します。
4. さらに、オペレーションでfreee請求書の「見積書の作成」アクションを設定し、検索した取引先情報とフォームの回答内容から見積書を作成します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成された見積書の情報を指定したチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• freee請求書で取引先を検索する際、適切な事業所IDとフォームの回答に応じた検索キーワードを指定してください。
• freee請求書で見積書を作成する際、事業所ID、見積日、フォームから取得した取引先IDや内容に応じた敬称、見積書の明細行などを具体的に設定します。
• Microsoft Teamsで通知メッセージを送信する際、通知先のチームID、チャネルID、そして送信するメッセージ内容を適宜カスタマイズしてください。

■注意事項

• freee請求書、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。