フォームの回答内容をもとにfreee請求書で見積書を発行し、Google Chatに通知する

■概要

フォームからの情報をもとに見積書を作成し、関係者に通知する作業は、手間がかかり、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に複数のツールを利用している場合、それぞれの操作が煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームの回答内容を基にfreee請求書で見積書を自動で発行し、その内容をGoogle Chatへ通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで収集した情報をもとに、freee請求書で見積書を作成している営業担当者の方
• 見積書発行後の社内共有をGoogle Chatで行っており、手作業での通知に手間を感じている方
• 手作業による見積書作成や情報伝達でのミスを減らし、業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答から見積書作成、社内通知までの一連の流れが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータの転記や通知作業がなくなることで、入力間違いや伝達漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、freee請求書とGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を設定し、フォームが送信された際にフローが起動するようにします。
3. 続いて、オペレーションでfreee請求書を選択し、「取引先の検索」アクションで該当する取引先情報を検索します。
4. 次に、オペレーションでfreee請求書を選択し、「見積書の作成」アクションでフォームの回答内容や検索した取引先情報をもとに見積書を作成します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションで作成された見積書の情報を指定したスペースやユーザーに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、見積書作成に必要な情報を収集するための項目を任意で設定してください。
• freee請求書で見積書を作成する際、フォームで取得した回答内容や取引先検索で取得した情報を変数として、見積書の各項目（品名、数量、単価など）に設定できます。また、税率や備考欄など、固定の値を設定することも可能です。
• Google Chatへの通知設定では、通知先のスペースやユーザーを任意で設定できます。通知メッセージの本文も、固定のテキストに加え、作成された見積書の詳細（見積番号、金額など）を変数として埋め込むことで、状況に応じた柔軟な通知が可能です。

■注意事項

• freee請求書、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336