kintoneでレコードが登録されたら請求書を作成し、Discordに送信する

■概要

kintoneに案件情報を登録して請求書を手作業で作成し、Discordで関係者に共有するといった一連の作業に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すればkintoneへのレコード登録をトリガーに、Googleドキュメントを用いた請求書の自動発行からDiscordへのファイル送信までをシームレスに連携し、手作業による時間やミスの課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneで顧客情報や案件を管理し、手作業で請求書を発行している営業担当者の方
• 請求書発行後のDiscordでの共有連絡に、手間や共有漏れを感じているチームリーダーの方
• 請求書発行に関わる一連の業務を自動化し、ヒューマンエラーを削減したい経理担当の方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneへのレコード登録を起点に請求書の作成から通知までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による金額の転記ミスや宛名間違い、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. kintone、Googleドキュメント、DiscordをYoomと連携します。
2. トリガーでkintoneを選択し「レコードが登録されたら」というトリガーアクションを設定します。
3. オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録されたレコードの詳細情報を取得します。
4. オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに請求書を発行します。
5. オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを設定し、発行された請求書を指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneのトリガー設定では、自動化の対象とするアプリを任意で設定可能です。
• Googleドキュメントで請求書を発行する際に、自社のフォーマットに合わせたひな形を用意してください。
• Discordへの通知では送信先のチャンネルを自由に設定でき、本文にはkintoneから取得した会社名などの情報を変数として埋め込むことができます。

■注意事項

• kintone、Googleドキュメント、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。