Microsoft Teamsの投稿内容をもとに、Boxのファイル名を更新する

■概要

Microsoft Teamsでの指示をもとに、都度Boxのファイル名を変更する作業に手間を感じていませんか。手作業による更新は、ファイル名の付け間違いや更新漏れといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定の投稿をきっかけに、AIが投稿内容を解析しBox上のファイル名を自動で更新することが可能です。これにより、ファイル管理業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとBoxを連携させ、ファイル管理業務を効率化したいと考えている方
• 手作業でのファイル名変更による、入力ミスや更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
• チーム内でのファイル命名規則の徹底や、属人化の解消を目指しているプロジェクトリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿だけでBoxのファイル名が自動更新されるため、手動で更新する手間と時間を削減できます。
• AIが投稿内容から正確なファイル名を抽出して更新するため、手作業による命名ミスや更新漏れのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、特定のチャンネルに投稿があった際にフローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、投稿内容から更新対象のファイル情報と新しいファイル名を抽出します。
4. 次に、オペレーションでBoxのアクションを設定し、抽出した情報をもとに更新対象のファイルを特定します。
5. 最後に、オペレーションでBoxのアクションを設定し、特定したファイルの名称をAIが抽出した新しいファイル名に更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローを起動させたいチャンネルや、反応させたい投稿内容の条件を任意に設定可能です。
• Boxのオペレーションでは、ファイル名を更新する対象のフォルダやファイルを、業務内容に応じて柔軟に指定できます。
• AI機能のオペレーションでは、Teamsの投稿からどのような情報（例：案件番号、クライアント名など）を抽出するかを自由に設定できます。

■注意事項

• Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。