■概要
Notionで案件の進捗を管理しているものの、ステータスの変更に伴うfreee請求書の見積書更新を手作業で行っていませんか？この作業は、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因となりがちです。このワークフローを活用すれば、Notionのステータス更新をきっかけにfreee請求書の見積書を自動で更新できるため、こうした課題を解消し、業務の正確性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで案件管理を行い、freee請求書で見積書を作成している営業担当者の方
- 手作業によるNotionからの情報転記に手間を感じている経理・バックオフィス担当の方
- 営業から経理への連携フローを自動化し、業務の属人化を防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのステータス更新に連動してfreee請求書の見積書が自動で更新されるため、手作業による転記ミスや更新漏れを防ぎます。
- これまで見積書の更新にかけていた手作業の時間を削減し、より重要なコア業務に集中することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Notionとfreee請求書をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を設定して、監視対象のデータベースを指定します。
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで取得したページの情報を取得します。
- 次に、分岐機能を用いて、Notionのステータスが特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでfreee請求書の「見積書の更新」を設定し、Notionから取得した情報をもとに該当の見積書を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、案件管理などに使用している任意のデータベースIDを指定し、監視対象を設定してください。
- 分岐機能の設定では、Notionのどのステータス（例：「受注確定」など）に変更された時に見積書を更新するか、具体的な条件を設定してください。
■注意事項
- Notion、freee請求書とYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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