Googleフォームの回答内容をもとにPDFを発行してOutlookで送付する

■概要

Googleフォームで受け付けた申し込みやアンケートの回答を元に、一件ずつ手作業で書類を作成し、メールで送付する業務に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をトリガーに、Google ドキュメントでの書類発行からOutlookでのメール送付までを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームの回答内容を元に、手作業で書類を作成しOutlookで送付している方
• セミナーやイベント後のアンケート回答者へ、お礼状などを自動で送付したいと考えている方
• 定型的な書類発行とメール送付業務を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答から書類発行、メール送付までが自動化され、これまで手作業で行っていた定型業務にかかる時間を短縮します。
• 手作業によるデータの転記ミスや宛先の設定間違い、送付漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google ドキュメント、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションでフォームの回答内容を反映したPDF書類を作成します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成したPDF書類を添付して自動でメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。これにより、特定のフォームからの送信のみを処理の対象とします。
• Google ドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、あらかじめ作成しておいた雛形となる書類を指定することで、任意のレイアウトのPDF書類を作成できます。
• Outlookでメールを送るアクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文などを実際の運用に合わせて任意の内容に設定してください。Googleフォームの回答内容を差し込むことも可能です。

■注意事項‍

• Googleフォーム、Google ドキュメント、OutlookとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。