フォームで回答が送信されたら、GoogleChatに通知する

■概要

フォームからのお問い合わせや申し込みはビジネスチャンスに直結しますが、回答に気づかず対応が遅れてしまうケースはありませんか。担当者が手動で確認・共有する体制では、手間がかかる上に確認漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォーム機能に回答が送信された瞬間に、Google Chatへ自動で通知できます。これにより、スピーディーな情報共有と対応速度の向上を実現し、機会損失を防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Yoomのフォーム機能を利用しており、回答内容を迅速に関係者へ共有したいと考えている方
• Google Chatを社内の主要な連絡手段としており、情報通知のプロセスを効率化したい方
• 手作業での通知連絡による対応漏れや、共有の遅延といった課題を解消したいご担当者様

■このテンプレートを使うメリット

• フォームに回答が送信されると、自動でGoogle Chatへ通知が実行されるため、これまで手動で連絡していた時間を削減できます。
• システムが自動で一次通知を行うことで、連絡漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、円滑な顧客対応を可能にします。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでYoomの「フォーム機能」を選択し、「回答フォーム」で通知のきっかけとしたいフォームを指定します。
3. 最後に、Google Chatの「スペースにメッセージを送信」を設定し、通知先のスペースやメッセージ本文を構成します。本文には、トリガーで取得したフォームの回答内容を埋め込むことが可能です。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションでは、通知を送信したいスペースを任意に設定できます。
• 通知メッセージの本文は自由にカスタマイズ可能であり、固定のテキストだけでなく、フォームの回答で取得した値を「変数」として埋め込むことで、通知を受け取った際にすぐ内容を把握できます。

■注意事項

• ‍‍GoogleChatとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336