■概要
Jotformでアンケートや問い合わせフォームを運用しているものの、回答が送信されるたびに手動で関係部署に共有していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、対応の遅れや共有漏れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Jotformに新しい回答が送信されると、その内容が自動でGoogle Chatに通知されるため、迅速な情報共有とスムーズな対応を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで受け付けた問い合わせやアンケートの回答を、手作業で共有している方
- フォームの回答内容をリアルタイムに把握し、迅速な対応を実現したいと考えている方
- Google Chatを活用して、チーム内の情報共有をより効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されるたびに自動でGoogle Chatへ通知されるため、手動で確認や連絡を行う手間と時間を削減できます。
- システムが自動で通知するため、連絡漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、通知のきっかけとなるフォームを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、通知先のスペースやメッセージ内容を構成します。メッセージ本文には、トリガーで取得したJotformの回答内容を埋め込むことが可能です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガー設定では、起動の対象としたいフォームを任意に指定できます。業務内容に合わせてフォームを設定してください。
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペースを自由に選択できるほか、通知メッセージの本文もカスタマイズ可能です。
■注意事項
- Jotform、GoogleChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
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