Jotformで回答が送信されたら、GoogleChatに通知する

■概要

Jotformでアンケートや問い合わせフォームを運用しているものの、回答が送信されるたびに手動で関係部署に共有していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、対応の遅れや共有漏れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Jotformに新しい回答が送信されると、その内容が自動でGoogle Chatに通知されるため、迅速な情報共有とスムーズな対応を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jotformで受け付けた問い合わせやアンケートの回答を、手作業で共有している方
• フォームの回答内容をリアルタイムに把握し、迅速な対応を実現したいと考えている方
• Google Chatを活用して、チーム内の情報共有をより効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Jotformに回答が送信されるたびに自動でGoogle Chatへ通知されるため、手動で確認や連絡を行う手間と時間を削減できます。
• システムが自動で通知するため、連絡漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、JotformとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、通知のきっかけとなるフォームを指定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、通知先のスペースやメッセージ内容を構成します。メッセージ本文には、トリガーで取得したJotformの回答内容を埋め込むことが可能です。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Jotformのトリガー設定では、起動の対象としたいフォームを任意に指定できます。業務内容に合わせてフォームを設定してください。
• Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信するスペースを自由に選択できるほか、通知メッセージの本文もカスタマイズ可能です。

■注意事項

• ‍‍Jotform、GoogleChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336