Googleフォームで回答が送信されたら、Google Meetで会議スペースを作成し、通知する

■概要

Googleフォームで面談やイベントの申し込みを受け付けた後、手作業でGoogle Meetの会議URLを作成し、関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、Google Meetの会議スペース作成からSlackへの通知までを自動化し、迅速かつ正確な対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとGoogle Meetを活用し、手作業で会議設定や通知を行っている方
• 会議URLの発行や関係者への通知連絡を迅速化し、対応漏れを防ぎたいと考えている方
• 申し込み対応などの定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答後、自動で会議URLが発行・通知されるため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮することができます。
• 手作業によるURLの貼り間違いや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、申込者へのスムーズな案内を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Meet、SlackをYoomと連携する
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定する
3. 次に、オペレーションでGoogle Meetの「会議スペースを作成」アクションを設定する
4. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、前のステップで発行された会議URLを含めて指定のチャンネルに通知する

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガーでは、対象のフォームIDを指定し、フローを起動する間隔を任意で設定してください。
• Google Meetの「会議スペースを作成」では会議URLが発行されます。Googleカレンダーの予定と紐づけたい場合は、代わりにGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションをご利用ください。
• Slackへの通知アクションでは、投稿先のチャンネルIDを指定し、フォームの回答内容や発行した会議URLを差し込んだメッセージ本文を自由に作成できます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google MeetのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133