Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、Google Meetで会議スペースを発行する

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■概要

社内外の打ち合わせや面談の日程調整後、手動で会議URLを発行してメールで送付する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、件数が増えると大きな負担となり、URLの貼り間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、Google Meetの会議スペース発行と案内メールの送信までを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Gmailでのやり取りが多く、手動での会議設定を効率化したいと考えている方
  • Google Meetでの会議案内メールの作成や送信を自動化したいと考えている方
  • 会議設定の漏れやURLの送付ミスなどのヒューマンエラーをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

  • 特定ラベルのメール受信を起点に会議発行と案内が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業による会議URLの発行忘れや、送付先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GmailとGoogle MeetをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションでGoogle Meetを選択し、「会議スペースを作成」アクションを設定します。
  4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した会議URLを記載した案内メールを自動で送信します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいメールのラベルを設定してください。
  • Gmailでメールを送信するオペレーションでは、宛先や件名、本文の内容を自由に設定できます。前段のオペレーションで取得したGoogle MeetのURLなどを変数として本文に含めることも可能です。

■注意事項

  • GmailとGoogle MeetのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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