Jotformで回答が送信されたら、Google Meetで会議スペースを作成し、通知する

■概要

Jotformで受け付けた面談予約や問い合わせに対し、都度Google MeetのURLを発行して関係者に共有する作業は手間がかかるだけでなく、URLの共有漏れや誤った情報を伝えてしまうといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Jotformでフォームが送信されると、自動的にGoogle Meetの会議スペースを作成してSlackへ通知できるため、日程調整後の定型業務を円滑に進めることが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jotformで面談調整を行い、手動でGoogle MeetのURLを発行している採用担当者の方
• 問い合わせフォームの回答をもとに、オンラインでの説明会などを設定している営業担当者の方
• フォーム受付から会議設定、関係者への通知までの一連の作業を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Jotformの回答を起点に会議URL発行と通知が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による会議URLのコピー＆ペーストミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Jotform、Google Meet、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Meetの「会議スペースを作成」アクションを設定し、オンライン会議のURLを自動で生成します。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成された会議URLを含むメッセージを関係者へ通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Jotformのトリガー設定では、連携したい特定のフォームを指定するためにWebhookイベントの設定を行ってください。
• Google Meetで会議スペースを作成する際、Googleカレンダーの予定と紐づけたい場合は、オペレーションにGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを追加し、そこで発行されたMeetのURLを利用してください。
• Slackでメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャンネルIDやメッセージ内容を任意で指定できます。

■注意事項

• Jotform、Google MeetのそれぞれとYoomを連携してください。