■概要
日々Gmailで受け取る大量のメール、特に重要な問い合わせや報告などを一つ一つ確認し、要約してkintoneに入力する作業に手間を感じていないでしょうか。手作業での転記は時間がかかるだけでなく、情報の要約漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけでChatGPTが内容を自動で要約し、kintoneにレコードとして追加するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した問い合わせ内容などを手作業でkintoneに転記している方
- ChatGPTを活用して情報収集や要約業務の効率化を図りたいと考えている方
- 定型的な情報入力作業を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信からkintoneへの登録までが自動化されるため、手作業での要約やデータ転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の要約漏れや、kintoneへの入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、kintone、ChatGPTをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したラベルが付いたメールを起点にフローが自動で起動します。
- 次に、ChatGPTを選択し、「テキストの生成（Chat completion）」アクションを設定し、トリガーで取得したメール本文を要約するようにプロンプトを記述します。
- 最後に、kintoneを選択し、「レコードの登録」アクションを設定します。ChatGPTが生成した要約テキストを指定のフィールドに登録するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ChatGPTの「テキストの生成」アクションでは、どのような形式で要約を出力させたいかに応じて、プロンプト（指示文）を自由にカスタマイズすることが可能です。「メールの件名と本文を基に、要点を3つにまとめてください」や「問い合わせの概要と、お客様の要望を抽出してください」など、業務に合わせた具体的な指示を設定できます。
■注意事項
- OpenAI、Gmail、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
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