‍■概要

Notionで顧客情報を管理し、それを営業支援ツールのboardへ手作業で転記していませんか？特に詳細な備考欄を要約して入力する作業は、時間もかかりミスも発生しがちです。
このワークフローは、Notionへのデータ追加をきっかけに、AI機能のOpenAIが備考を自動で要約し、その内容をboardへ自動で顧客登録します。OpenAIとboardを連携させて顧客管理を自動化し、入力作業を効率化しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionとboardを併用し、顧客情報の転記作業に手間を感じている営業担当者の方
• OpenAIとboardを連携させ、顧客登録プロセスを自動化・効率化したいと考えている方
• 手作業によるデータ入力のミスを減らし、顧客管理の精度を高めたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionへのデータ追加を起点に、OpenAIによる要約からboardへの登録までが自動化され、手作業の時間を短縮します
• 手動での転記や要約作業が不要になるため、入力内容の間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Notion、OpenAI、boardをYoomと連携します
2. トリガーとしてNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を設定してフローを起動させます
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たした場合にのみ後続の処理に進むようにします
4. オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで取得したIDをもとにページの詳細情報を取得します
5. オペレーションでOpenAIの「テキストの生成（Chat completion）」を設定し、取得した備考欄のテキストを要約させます
6. 最後に、オペレーションでboardの「顧客の登録」を設定し、Notionの情報とOpenAIが生成した要約テキストを登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Notionのトリガーやレコード取得アクションでは、対象のデータベースIDや検索条件を任意に設定できます
• 分岐機能では、Notionから取得した情報（例：ステータス）をもとに、後続の処理を実行する条件を自由に設定可能です
• OpenAIに要約を指示するプロンプトは自由に編集できます。Notionから取得した情報を変数としてプロンプトに含めることで、より精度の高い要約が可能です
• boardへの顧客登録では、Notionの情報やOpenAIの要約結果など、どの項目にどのデータを登録するかを自由にマッピング設定できます

■注意事項

• Notion、OpenAI、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。