Notionに行が追加されたら、OpenAIで備考を要約しboardに顧客を登録する

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■概要

Notionで顧客情報を管理し、それを営業支援ツールのboardへ手作業で転記していませんか?特に詳細な備考欄を要約して入力する作業は、時間もかかりミスも発生しがちです。
このワークフローは、Notionへのデータ追加をきっかけに、AI機能のOpenAIが備考を自動で要約し、その内容をboardへ自動で顧客登録します。OpenAIとboardを連携させて顧客管理を自動化し、入力作業を効率化しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Notionとboardを併用し、顧客情報の転記作業に手間を感じている営業担当者の方
  • OpenAIとboardを連携させ、顧客登録プロセスを自動化・効率化したいと考えている方
  • 手作業によるデータ入力のミスを減らし、顧客管理の精度を高めたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

  • Notionへのデータ追加を起点に、OpenAIによる要約からboardへの登録までが自動化され、手作業の時間を短縮します
  • 手動での転記や要約作業が不要になるため、入力内容の間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Notion、OpenAI、boardをYoomと連携します
  2. トリガーとしてNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を設定してフローを起動させます
  3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たした場合にのみ後続の処理に進むようにします
  4. オペレーションでNotionの「レコードを取得する(ID検索)」を設定し、トリガーで取得したIDをもとにページの詳細情報を取得します
  5. オペレーションでOpenAIの「テキストの生成(Chat completion)」を設定し、取得した備考欄のテキストを要約させます
  6. 最後に、オペレーションでboardの「顧客の登録」を設定し、Notionの情報とOpenAIが生成した要約テキストを登録します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Notionのトリガーやレコード取得アクションでは、対象のデータベースIDや検索条件を任意に設定できます
  • 分岐機能では、Notionから取得した情報(例:ステータス)をもとに、後続の処理を実行する条件を自由に設定可能です
  • OpenAIに要約を指示するプロンプトは自由に編集できます。Notionから取得した情報を変数としてプロンプトに含めることで、より精度の高い要約が可能です
  • boardへの顧客登録では、Notionの情報やOpenAIの要約結果など、どの項目にどのデータを登録するかを自由にマッピング設定できます

■注意事項

  • Notion、OpenAI、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • ChatGPT(OpenAI)のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。(APIが使用されたときに支払いができる状態)
    https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
  • ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
  • boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
    https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
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