Notionに行が追加されたら、OpenAIで備考を要約しboardに顧客を登録する
Notionに行が追加されたら、OpenAIで備考を要約しboardに顧客を登録する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
OpenAI
と
board
を自動連携できます。
■概要
Notionで顧客情報を管理し、それを営業支援ツールのboardへ手作業で転記していませんか？特に詳細な備考欄を要約して入力する作業は、時間もかかりミスも発生しがちです。
このワークフローは、Notionへのデータ追加をきっかけに、AI機能のOpenAIが備考を自動で要約し、その内容をboardへ自動で顧客登録します。OpenAIとboardを連携させて顧客管理を自動化し、入力作業を効率化しましょう。
このワークフローは、Notionへのデータ追加をきっかけに、AI機能のOpenAIが備考を自動で要約し、その内容をboardへ自動で顧客登録します。OpenAIとboardを連携させて顧客管理を自動化し、入力作業を効率化しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionとboardを併用し、顧客情報の転記作業に手間を感じている営業担当者の方
- OpenAIとboardを連携させ、顧客登録プロセスを自動化・効率化したいと考えている方
- 手作業によるデータ入力のミスを減らし、顧客管理の精度を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへのデータ追加を起点に、OpenAIによる要約からboardへの登録までが自動化され、手作業の時間を短縮します
- 手動での転記や要約作業が不要になるため、入力内容の間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、OpenAI、boardをYoomと連携します
- トリガーとしてNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定してフローを起動させます
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たした場合にのみ後続の処理に進むようにします
- オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで取得したIDをもとにページの詳細情報を取得します
- オペレーションでOpenAIの「テキストの生成（Chat completion）」を設定し、取得した備考欄のテキストを要約させます
- 最後に、オペレーションでboardの「顧客の登録」を設定し、Notionの情報とOpenAIが生成した要約テキストを登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガーやレコード取得アクションでは、対象のデータソースIDや検索条件を任意に設定できます
- 分岐機能では、Notionから取得した情報（例：ステータス）をもとに、後続の処理を実行する条件を自由に設定可能です
- OpenAIに要約を指示するプロンプトは自由に編集できます。Notionから取得した情報を変数としてプロンプトに含めることで、より精度の高い要約が可能です
- boardへの顧客登録では、Notionの情報やOpenAIの要約結果など、どの項目にどのデータを登録するかを自由にマッピング設定できます
■注意事項
- Notion、OpenAI、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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board
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使用しているアプリについて
OpenAI
YoomではOpenAIのAPIをノーコードで活用することができます。OpenAIとYoomを連携すれば、Yoomデータベースの情報や様々なSaaSの情報を用いてOpenAIに指示を出すことが可能です。例えば、議事録の要約やメール文面からのテキスト抽出、商品説明の作成など様々な業務をOpenAIを用いて自動化することができます。
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board
YoomではboardのAPIをノーコードで活用することができます。boardとYoomを連携すれば、boardへの案件登録や顧客登録をAPI経由で自動的に実行することが可能です。また、Yoomのデータベースにboardの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。
詳しくみるテンプレート
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
新しい顧客が作成または更新されたら
新しい案件が登録されたら
新しい案件が登録または更新されたら
新しい案件が登録または更新されたら（失注含む）
フローボットオペレーション
テキストを生成（非推奨）
テキストから画像を生成する
ファイルをアップロード
アシスタントを作成（アシスタントAPI v2）
スレッドを作成（アシスタントAPI v2）
スレッドにメッセージを追加（アシスタントAPI v2）
アシスタントを実行（アシスタントAPI v2）
スレッドの最新の会話を取得（アシスタントAPI v2）
ベクターストアを作成（アシスタントAPI v2）
ベクターストアにファイルを追加（アシスタントAPI v2）
ベクターストアを削除（アシスタントAPI v2）
実行ステータスを確認する（アシスタントAPI v2）
テキストの生成（Chat completion）
web検索を実施（レスポンスAPI）
モデルレスポンスを生成（レスポンスAPI）
モデルレスポンスを取得（レスポンスAPI）
モデルレスポンスを削除（レスポンスAPI）
モデルレスポンスのキャンセル（レスポンスAPI）
フローボットトリガー
アクションがありません
フローボットオペレーション
テキストを生成（非推奨）テキストから画像を生成するファイルをアップロードアシスタントを作成（アシスタントAPI v2）スレッドを作成（アシスタントAPI v2）スレッドにメッセージを追加（アシスタントAPI v2）アシスタントを実行（アシスタントAPI v2）スレッドの最新の会話を取得（アシスタントAPI v2）ベクターストアを作成（アシスタントAPI v2）ベクターストアにファイルを追加（アシスタントAPI v2）ベクターストアを削除（アシスタントAPI v2）実行ステータスを確認する（アシスタントAPI v2）テキストの生成（Chat completion）web検索を実施（レスポンスAPI）モデルレスポンスを生成（レスポンスAPI）モデルレスポンスを取得（レスポンスAPI）モデルレスポンスを削除（レスポンスAPI）モデルレスポンスのキャンセル（レスポンスAPI）モデルレスポンスの一覧を取得（レスポンスAPI）動画を生成音声をテキストに変換画像を加工する画像を加工する（GPT Image モデル）画像を加工する（File ID使用）ファイルをアップロード（用途別）
フローボットトリガー
新しい顧客が作成または更新されたら新しい案件が登録されたら新しい案件が登録または更新されたら新しい案件が登録または更新されたら（失注含む）
フローボットオペレーション
顧客の登録顧客の取得顧客リストの取得（タグで検索）案件の登録（一括請求）案件の登録（定期請求）案件リストの取得案件詳細を取得【非推奨】案件ステータスの更新請求リストの取得請求ステータスの変更請求書を更新特定の案件の請求書IDを取得請求書の取得案件の更新（一括請求）案件の更新（定期請求）案件の削除受注ステータスの変更案件のロック発注先の登録見積書の取得見積書を更新請求書を更新(明細をカンマ区切りで指定)見積書を更新(明細をカンマ区切りで指定)納品書の取得納品書を更新納品書を更新(明細をカンマ区切りで指定)請求リストの取得（受注ステータスを指定）発注を登録(一括支払)発注を登録(定期支払)発注を登録(分割支払)顧客の更新特定の案件の見積書IDを取得発注の一覧を取得発注先の一覧を取得発注先の取得発注先を削除発注先の更新検収書を更新発注書の更新顧客支社の一覧を取得顧客支社の取得案件の登録(分割請求)案件の更新(分割請求)
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