フォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Google ドキュメントに追加する

■概要

フォームで受け取った請求書や申込書などの添付ファイルを、一つひとつ手作業で開き、内容を転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームに添付されたファイルを自動でOCR処理し、テキスト化されたデータをGoogle ドキュメントに自動で追記するため、こうした定型業務の課題を解消し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け取った添付ファイルの内容を手作業で転記している方
• 請求書や申込書など、定型書類のデータ化に時間と手間がかかっている方
• OCRを活用して、手入力によるミスをなくし業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されると、添付ファイルのOCR処理からGoogle ドキュメントへの転記までを自動化し、手作業の時間を削減します。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、ファイル添付欄など必要な項目を設定したフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、フォームに添付されたファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」アクションで、OCRで読み取ったテキストデータを指定のドキュメントに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、氏名や会社名、ファイル添付欄など、取得したい情報に合わせて項目を自由に設定できます。
• OCR機能のアクションでは、書類の中から特定の項目（会社名、金額など）を指定してテキストを抽出することが可能です。
• Google ドキュメントへの追加アクションでは、テキストを追加したいドキュメントのIDを任意で指定したり、固定の文言とOCRで取得した情報を組み合わせて出力したりできます。

■注意事項

• Google ドキュメントとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。