Googleフォームで送付されたファイルをOCRで読み取りTrelloに登録する

■概要

Googleフォームで受け付けた申込書や稟議書などのファイル管理に手間を感じていませんか。ファイルを開いて内容を確認し、手作業でTrelloのカードに転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルの内容をOCR機能が自動で読み取り、Trelloへカードを作成するため、こうした手作業の課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームでファイルを受け付け、Trelloでタスク管理をしている方
• ファイルの内容を手作業で転記しており、入力ミスや対応漏れをなくしたい方
• OCR機能を活用した業務の自動化で、作業の効率化を実現したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信からファイル内容の読み取り、Trelloへのカード作成までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いやカードの作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、TrelloをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイルをダウンロードする」アクションでフォームに添付されたファイルをダウンロードします。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの内容をテキストデータとして抽出します。
5. 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報やGoogleフォームの情報を任意のリストに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガーでは、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
• OCR機能のアクションでは、読み取るファイルの種類に応じて、抽出したい項目を任意でカスタム設定することが可能です。
• Trelloのカード作成アクションでは、タイトルや説明に、前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定したり、固定のテキストを入力したりできます。

■注意事項

• Trello、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133