フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Airtableに追加する

■概要

フォームで送られてくる申込書や請求書などのファイル管理に手間を感じていませんか。ファイルの内容を確認しながら手作業でAirtableに転記する業務は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォームにファイルが送信されるとOCR機能が自動で文字情報を読み取り、Airtableへレコードとして追加できるため、こうしたデータ入力業務を効率化し正確性の向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け取った申込書などの情報を、手作業でAirtableへ入力している方
• 紙やPDFで受領した書類の情報をOCRで読み取り、データ化・一元管理したい方
• Airtableへのデータ入力におけるヒューマンエラーをなくし、業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信からOCRでの読み取りAirtableへの登録までを自動化し、手作業でのデータ入力にかかる時間を短縮します。
• 手作業による転記をなくすことで、入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでYoomのフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを対象とします。
4. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を基にレコードを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定するフォームの項目は、取得したい情報に応じて自由に設定してください。
• OCR機能では、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて、抽出したい項目を任意で設定できます。
• Airtableでレコードを作成する際に、対象のテーブルやベースを任意で指定し、各フィールドにはOCRで取得した値などを変数として埋め込めます。

■注意事項‍

• AirtableとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。