Googleフォームで送信された履歴書をOCRで読み取り、SmartHRに従業員を追加する

■概要

採用候補者からGoogleフォームで履歴書を受け取る際、その内容を確認してSmartHRへ手入力する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの要因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付された履歴書をOCRで自動で読み取りSmartHRへ従業員情報を登録するため、こうした採用業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとSmartHRを利用した採用業務に、手間や時間を要している人事担当者の方
• 履歴書の内容を手作業で転記する際に、入力ミスや漏れなどの課題を感じている方
• 採用プロセスを自動化し、よりコア業務に集中したいと考えている採用責任者の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答送信後、OCRでの読み取りからSmartHRへの登録までを自動化し、手作業でのデータ入力にかかる時間を短縮します。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力内容の間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとSmartHRをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイルをダウンロードする」というアクションを設定します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定して、フォームに添付された履歴書を対象とします。
5. 最後に、オペレーションでSmartHRを選択し、「従業員の登録」アクションを設定して、OCRで読み取った情報を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームでは、採用に必要な情報を取得するため、質問項目を自由に設定してください。
• OCR機能のアクションでは、履歴書から抽出したい氏名や住所などの項目を任意で設定できます。
• SmartHRに従業員を登録する際、対象となる事業所のIDを任意で設定してください。

■注意事項‍

• Googleフォーム、Google Drive、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。