■概要
Outlookで受信した請求書や発注書などの帳票データを、一つひとつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに添付された帳票をOCRで自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加するため、こうした課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する帳票の転記作業に手間を感じている経理や営業事務担当の方
- 帳票データをGoogle スプレッドシートで管理しており、入力ミスをなくしたいと考えている方
- 請求書や発注書などの処理を自動化し、ノンコア業務の時間を削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からGoogle スプレッドシートへのデータ追加までが自動化され、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮します。
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- その後、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした添付ファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールフォルダのIDを任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、読み取る文字数や抽出したい項目（会社名、日付、金額など）、使用するAIモデル、書類の言語などを任意で設定できます。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、OCRで読み取ったどの値をGoogle スプレッドシートのどの列に追加するかを任意で設定してください。
■注意事項
- OutlookとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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