■概要
経費精算などでOutlookに届くレシートの添付ファイルを都度開き、Google スプレッドシートに手作業で転記していませんか？こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付されたレシートをAI-OCRが自動で読み取り、Google スプレッドシートへデータを記録するため、一連の転記作業を自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信するレシートの処理を手作業で行っている経理担当者の方
- Google スプレッドシートを活用した経費管理をより効率化したいと考えている方
- レシートの転記作業における入力ミスや確認の手間をなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- OCRによる自動読み取りとデータ追加によって、手作業で起こりがちな転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたレシート画像から情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定の受信フォルダを指定したり、「レシート」や「領収書」といった件名に含まれるキーワードで条件を設定することで、対象のメールのみを絞り込めます。
- OCR機能では、読み取り精度や処理速度に応じてAIエンジンを選択できるため、レシートの形式に合わせて最適な設定が可能です。
- Google スプレッドシートへレコードを追加するアクションでは、出力先のファイルやシート、さらにどの列にどの情報を記録するかを任意で設定できます。
■注意事項
- Outlook、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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