フォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する

■概要

フォームで受け取った請求書や申込書などの添付ファイル、一つひとつ開いて内容を確認し、関係者に共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時に添付されたファイルをOCR機能で自動で読み取り、その内容をSlackに通知することが可能になり、手作業による確認や転記の手間を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 問い合わせフォームなどで受け取る添付ファイルの内容確認を手作業で行っている方
• 手作業でのデータ転記や共有に時間がかかり、業務効率に課題を感じている方
• 添付ファイルの内容を関係者へ迅速かつ正確に共有する仕組みを構築したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信からファイル内容の読み取り、Slackへの通知までが自動化され、手作業にかかっていた時間の短縮に繋がります。
• ファイルの確認漏れや内容の転記ミスといった、手作業によるヒューマンエラーを防止できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、添付ファイルを含む任意のフォームを作成します。
3. 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を選択し、フォームで受け取ったファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を本文に含めて特定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、テキスト入力欄やファイル添付欄など、用途に応じて項目を自由に設定してください。
• OCR機能では、読み取るファイルの種類や、ファイル内のどの部分のテキストを抽出するかを任意で設定できます。
• Slackへの通知は、通知先のチャンネルを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストや、OCRで読み取った内容を変数として自由に埋め込むことが可能です。

■注意事項

• SlackとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。