■概要
Outlookに届く領収書の管理に手間を感じていませんか。添付ファイルを確認し、内容をGoogle スプレッドシートへ手入力する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した領収書ファイルからAIが自動で情報を読み取り、Google スプレッドシートに記録する一連の流れを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取った領収書をGoogle スプレッドシートで管理している経理担当者の方
- メンバーから送付される経費関連の書類をとりまとめているチームリーダーやマネージャーの方
- 毎月発生する経費精算のような定型業務の効率化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 領収書のダウンロードから内容の転記までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、金額の入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」フローが起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、AI機能の「領収書を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした領収書ファイルから必要な情報を読み取ります。
- 最後に、Google スプレッドシートの「領収書情報を追加する」アクションを設定し、AIが読み取った情報を指定のシートに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「領収書を読み取る」オペレーションでは、読み取りたい項目（例：金額、発行日、支払先など）を任意で設定することが可能です。
- Google スプレッドシートに追加する際、どの列にどの情報を記載するかを自由に設定できます。AI機能で読み取った内容などを変数として活用し、指定のセルに自動で反映させることが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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