■概要
Outlookに届く請求書や注文書など、PDF形式の添付ファイルを開き、その内容をGoogle スプレッドシートに手作業で入力していませんか？このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信すると自動で添付PDFの情報をAIが読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加できます。これにより、定型的なデータ入力作業から解放され、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したPDFの内容を、一つひとつ手作業で転記している方
- 本の在庫や発注情報をGoogle スプレッドシートで管理している担当者の方
- 書籍情報のデータ化や管理業務を自動化し、作業の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
- PDFを開き内容を確認、手入力する一連の作業が自動化されるため、データ入力に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記がなくなるため、入力ミスや項目漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定して、対象のメール件名を指定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「本データを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルから情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「本データを追加する」アクションを設定し、AI機能で読み取ったデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「本データを読み取る」アクションでは、書籍名や著者、出版社、価格など、読み取りたい項目を任意で設定できます。
- Google スプレッドシートにデータを追加する際、AI機能で抽出した各データをどの列に追加するかを自由にマッピングして設定することが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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