Outlookで受信した通帳の写しをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

取引先からOutlookで受信する通帳の写しを、都度確認して手作業で転記していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。
このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した通帳の写しをAI-OCRが自動で読み取り、Google スプレッドシートへデータを追加する一連の流れを自動化し、経理業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する通帳の写しの転記作業に、手間を感じている経理担当者の方
• Google スプレッドシートで入出金管理を行い、手入力の手間をなくしたい方
• バックオフィス業務のDXを推進し、定型業務の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• 通帳の写しを確認し、転記する一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、金額の打ち間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
3. オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します
4. 続けて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します
5. オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定の件名や送信元アドレスなど、処理対象としたいメールの条件を任意で設定してください。
• AI機能で文字を読み取る際に、対象となるファイルや読み取りたい項目（日付、金額、摘要など）、言語を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートへレコードを追加する際に、対象のファイルやシートを指定し、OCRで抽出したどの値をどの列に記録するかを設定してください。

■注意事項

• OutlookとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。