■概要

Googleフォームで受け取った見積書などのファイルを、一つひとつ手作業で内容を確認し、Google スプレッドシートに転記する作業は手間がかかる上に、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルを自動でOCRが読み取り、指定のGoogle スプレッドシートに内容を追加します。これにより、面倒な転記作業を自動化し、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで見積書を受け付け、内容を手作業で転記しているご担当者の方
• 受け取ったPDFや画像ファイルの内容をデータ化し、業務に活用したいと考えている方
• 定型的なデータ入力作業を自動化し、より重要な業務に時間を充てたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答送信からスプレッドシートへのデータ追加までが自動化され、手作業による転記業務にかかっていた時間を削減できます。
• OCRによる自動読み取りと転記を行うため、手入力によって発生しがちな転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションで、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
5. 最後に、オペレーションで、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガーでは、対象のフォームIDやフローの起動間隔を任意で設定できます。
• Google Driveからファイルをダウンロードするアクションでは、前のステップで取得したアウトプットを活用して、対象のファイルIDを動的に指定します。
• OCR機能では、読み取り対象のファイルだけでなく、抽出したい項目（会社名、金額など）や使用するAI、言語などを自由に設定できます。
• Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、書き込み対象のスプレッドシートIDやタブ名、テーブル範囲を任意で指定できます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google スプレッドシート、Google Driveを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。