■概要
従業員の健康診断書を管理するために、Outlookで受け取ったPDFファイルの内容を手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか。
この作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーも起こりやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した健康診断書をAI-OCRが自動で読み取り、Google スプレッドシートに整理して追加するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで健康診断書を管理しており、データ化に手間を感じている総務・人事担当者の方
- 従業員の健康データをGoogle スプレッドシートで管理し、手入力の非効率を改善したい方
- 手作業による転記ミスをなくし、正確なデータ管理を実現したいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に、データ抽出から転記までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手によるデータ転記作業がなくなるため、入力間違いや項目漏れなどのヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- 取得した情報をもとに、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったデータを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定の差出人や件名でメールを絞り込むことで、意図しないメールでフローが起動するのを防ぐことができます。
- Outlookのファイル取得やダウンロードのオペレーションでは、トリガーで取得したメールのIDやファイルIDを正しく指定してください。
- AI-OCRのオペレーションでは、読み取りたいファイルや抽出したい項目（氏名、検査数値など）、言語などを任意にカスタマイズしてください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、書き込み対象のスプレッドシートやシートを選択し、どの列にどのデータを追加するかを任意に設定してください。
■注意事項
- OutlookとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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