■概要
Outlookで受け取った契約書の内容を確認し、Google スプレッドシートへ転記する作業に手間を感じていませんか。
手作業での対応は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された契約書をOCRで読み取ります。
さらに、Google スプレッドシートへ自動で情報を追加できるため、このような課題を解消するための有用ツールとなるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取る契約書の管理を手作業で行っている方
- 契約情報をGoogle スプレッドシートに手入力しており、入力ミスや漏れを防ぎたい方
- 定型的な契約書処理を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 契約書の情報を自動で読み取り転記するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、業務の効率化に繋がります。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookの「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」を選択してファイル情報を取得し、次のアクションで「メールの添付ファイルをダウンロード」を設定してデータをダウンロードします。
- その後、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードした契約書ファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、どのような条件で処理を分岐させるかを任意に設定・追加できます。
- OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目（会社名、契約金額など）を任意でカスタムすることが可能です。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、前段のオペレーションで取得した値をどの列に記録するかを自由に設定できます。
■注意事項
- Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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