■概要
採用活動において、Outlookで受信する多数の履歴書管理に手間を感じていませんか。添付ファイルを開き、応募者情報を手作業でGoogle スプレッドシートに転記する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーに、添付された履歴書をOCR機能で自動的に読み取り、Google スプレッドシートへ情報を追加できるため、面倒な転記作業から解放され、採用プロセスを効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookに届く履歴書の情報を手作業で転記し、課題を感じている採用担当者の方
- 応募者管理にGoogle スプレッドシートを利用しており、入力作業を自動化したい方
- 採用業務における定型作業を効率化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで履歴書メールを受信するだけで応募者情報が自動で転記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、氏名や連絡先などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでメールトリガーを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 続いて、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、前のステップでダウンロードした履歴書ファイルを指定します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能によって抽出された情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのメールトリガーでは、特定のメールアドレスからの受信や、件名に「応募」といったキーワードが含まれる場合のみフローが起動するように、ラベルや条件を任意で設定してください。
- OCR機能では、履歴書から抽出したい項目（氏名、生年月日、連絡先など）を、ご利用の履歴書フォーマットに合わせて任意で設定することが可能です。
- Google スプレッドシートで応募者情報を追加する際に、どのシートに追加するか（シートID）、どの列にどの情報を入力するかといった対応関係を任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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