■概要

Outlookで毎日受信する業界新聞などのPDFファイル、その都度ファイルを開いて内容を確認し、必要な情報を手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付されたPDFファイルからOCR機能でテキストを自動抽出し、Google スプレッドシートにデータを追加できます。日々の情報収集やデータ入力作業を効率化し、手作業による手間やミスを削減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信するPDFの情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
• 業界動向や競合のニュースなど、日々の情報収集にかかる時間を短縮したいと考えている方
• OCR機能を活用した業務自動化によって、データ入力業務の効率化を目指すDX担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信をトリガーに、添付PDFの文字抽出からGoogle スプレッドシートへの追記までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減します。
• 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無など特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。
4. 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のPDFファイルを取得します。
5. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名に含まれるキーワードや、対象とするメールフォルダ、フローの実行間隔を任意で設定してください。
• 分岐機能では、取得した値（例：添付ファイルの有無など）と、それに紐づく条件を自由に設定し、処理の流れをコントロールできます。
• Outlookのファイル取得やダウンロードのアクションでは、先行するトリガーで取得したメールIDやファイルIDを動的に指定してください。
• OCR機能では、読み取りたいファイル、抽出項目、使用するAIモデルや言語を業務内容に合わせて自由に設定できます。
• Google スプレッドシートへのレコード追加アクションでは、書き込み対象のスプレッドシートIDやタブ名、テーブル範囲を正確に指定し、追加する値も任意で設定してください。

■注意事項

• Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。