■概要
Outlookに届く請求書や申込書などの添付ファイルを都度手動で開き、内容を確認してGoogle スプレッドシートに転記する作業に手間を感じていませんか。このような定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、添付された文書ファイルをOCRが自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加するため、こうした課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書の内容をGoogle スプレッドシートで管理している経理担当者の方
- 紙の申込書などをPDF化し、Outlook経由で受け取っている営業やバックオフィス担当の方
- OutlookとGoogle スプレッドシート間の手作業でのデータ転記をなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からGoogle スプレッドシートへのデータ追加までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記がなくなるため、入力間違いや項目漏れなどのヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでOutlookを選択し、「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションで、抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーでは、特定の件名や送信元アドレスを含むメールのみを処理の対象にするなど、ワークフローの起動条件を任意で設定可能です。
- OCR機能では、読み取りたいファイルの項目（氏名、住所、請求金額など）を任意で指定し、必要なデータのみを抽出することができます。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、出力先のシートIDや、OCRで読み取った各データをどの列に追加するかといったマッピングを任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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