■概要
Outlookで受信する請求書や発注書などのPDFファイル。その内容を確認し、手作業でGoogle スプレッドシートに転記する作業に、時間や手間がかかっていると感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、添付されたPDFの内容をOCR機能が自動で読み取り、Google スプレッドシートに直接データを追加します。定型的なデータ入力作業を自動化し、業務の正確性と効率の向上を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信するPDFの内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- 手入力による転記ミスをなくし、データの正確性を高めたいと考えている担当者の方
- 定型的なデータ入力業務を自動化し、より付加価値の高い業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に、PDFの文字起こしから転記までが自動で完結するため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが情報を正確に読み取り処理するため、手作業によるデータの転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルがある場合のみ処理が進むようにします。
- 続けて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化を開始する条件として、特定の件名キーワードや監視したいメールフォルダを任意で指定できます。
- 分岐機能では、後続の処理に進むための条件を自由に設定できます。例えば、添付ファイルがPDF形式の場合のみ処理を実行する、といった設定が可能です。
- OCR機能では、読み取りたいファイルの指定方法や、抽出したい項目（例：請求金額、会社名）、使用するAI、言語などを自由に設定できます。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どのスプレッドシートやタブに書き込むかを指定し、OCRで読み取ったどのデータをどの列に追加するかを任意に設定できます。
■注意事項
- Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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