Outlookで受信したファイルの表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Outlookに届く請求書や発注書などの添付ファイルを、都度手作業でGoogle スプレッドシートに入力していませんか？この作業は時間がかかるうえ、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信するだけで、添付されたファイルの表データをOCR機能が自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加します。定型的なデータ入力業務から解放され、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取った注文書や請求書の情報を手作業で転記している方
• OCRを活用したデータ入力の自動化に興味がある業務改善担当者の方
• Google スプレッドシートでのデータ管理をより効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信からデータ入力までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、業務効率を向上させます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
5. 次に、オペレーションのOCR機能で「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから表データを読み取ります。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、OCRで抽出したデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、データを出力したいスプレッドシートのIDとタブ名を任意で指定してください。
• 出力する各列には、OCR機能で読み取った請求日や金額といった項目をそれぞれマッピングするなど、任意の値や情報を設定できます。

■注意事項

• Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。