Googleフォームで受信したJPEGファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Googleフォームで画像ファイルを受け取った後、内容を確認して手作業でスプレッドシートに転記する業務は、手間がかかり入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたJPEGファイルをAIが自動でOCR処理し、テキスト化されたデータをGoogle スプレッドシートへ追加できます。定型的なデータ入力業務を自動化し、業務の正確性と速度を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取った画像情報の手入力に手間を感じている方
• 紙の書類や名刺などを撮影し、データ化する業務を効率化したいと考えている方
• OCR機能を活用して、データ入力の自動化やDX推進を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信からデータ転記までが自動化され、手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます。
• 手動での転記作業がなくなるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、対象となるフォームのIDを正確に指定してください。これにより、特定のフォームからの送信のみを自動化の対象とします。
• OCR機能で情報を読み取る際に、使用するAIエンジンを任意で設定でき、読み取り精度や処理速度を調整することが可能です。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、書き込み対象のスプレッドシートID、シートID、および追加する各列の値を任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、GoogleDrive、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。