Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、ジョブカン経費精算・ワークフローでユーザー登録する

■概要

従業員の入退社や取引先の登録時、受領した書類をGoogle Driveに保管し、その内容を見ながらジョブカン経費精算・ワークフローに手入力する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Google Driveに特定のファイルが追加されると、YoomのOCR機能が自動で文字情報を読み取り、そのデータを基にジョブカン経死精算・ワークフローへユーザー情報を自動で登録します。これにより、データ入力の手間とミスを減らし、登録業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveとジョブカン経費精算・ワークフローを併用し、手入力に課題を感じている方
• 書類からのデータ転記作業における入力ミスや確認作業の二度手間をなくしたいと考えている方
• 紙やPDFで受領する書類の情報を活用し、ユーザー登録業務を自動化したい管理部門の方

■このテンプレートを使うメリット

• 書類をGoogle Driveに格納するだけで、OCRによる読み取りからユーザー登録までが自動で実行されるため、手作業の時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Driveとジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、氏名や住所、連絡先など、書類から抽出したい項目を任意で設定することが可能です。
• ジョブカン経費精算・ワークフローへの登録アクションでは、前段のOCR機能で取得した情報をどの項目に登録するか、変数を埋め込む形で柔軟に設定できます。

■注意事項

• Google Drive、ジョブカン経費精算・ワークフローをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。